Materiaal uitlenen

uitleendienst

Heb je materiaal nodig voor jouw activiteit?
Een overzicht van ons aanbod vind je in de brochure van de uitleendienst.
Maar ook op het aanvraagformulier, dat je dan meteen kan invullen.

Online aanvragen kan natuurlijk ook.
Hiervoor dien je je eenmalig te registreren en vanaf dan kan je eenvoudig gebruik maken van alle formulieren op deze website.

Het reglement staat ook in de brochure en vind je hieronder:

UITLEENREGLEMENT

Art.1 - Doel
Het gemeentebestuur wil bijdragen tot een optimale werking van organisaties, verenigingen, diensten en instellingen door materiële ondersteuning.
Daartoe wordt er gratis materiaal ter beschikking gesteld via de gemeentelijke uitleendienst.
Gemeente Bierbeek
Uitleenbalie de borre, Speelpleinstraat 10, 3360 Bierbeek
Tel: 016 46 14 00 - Fax: 016 46 20 27
uitleendienst@deborre.be - www.deborre.be/uitleendienst

Art. 2 - Materialen uitleendienst
§1. De materialen van de uitleendienst zijn opgenomen in de lijst als bijlage van dit reglement.
§2. Het College is gemachtigd om deze lijst aan te passen, door materialen te schrappen of toe te voegen.

Art. 3 - Doelgroepen en gebruiksbeperking uitleendienst
Volgende doelgroepen kunnen gebruik maken van de uitleendienst:
§1. Doelgroepen
Doelgroep A :
• Organisaties, verenigingen en instellingen uit de sectoren jeugd, cultuur, onderwijs, sport, senioren, recreatie, leefmilieu, welzijn en gezondheid. Deze organisaties dienen gevestigd te zijn in Bierbeek, en worden gesubsidieerd of zijn erkend door de gemeente Bierbeek.
Doelgroep B :
• Erkende Bierbeekse jeugdwerkinitiatieven.
Doelgroep C:
• Bierbeekse buurtcomités en organisatoren van straatfeesten.
Doelgroep D.
• Andere gemeenten of gemeentelijke instellingen.
Doelgroep E:
• Privé-personen.
§2. Speciale voorwaarden per doelgroep
Doelgroep A kan een beroep doen op dit reglement, uitsluitend voor activiteiten van de betreffende vereniging, die voor iedereen toegankelijk zijn.

Doelgroep B kan een beroep doen op dit reglement, uitsluitend voor de eigen activiteiten van de vereniging.

Doelgroep C kan een beroep doen op dit reglement, onder volgende voorwaarden:
• maximaal 2 x per jaar
• uitsluitend voor buurt- of straatfeesten (niet voor privégebruik).

Doelgroep D kan een beroep doen op dit reglement onder volgende voorwaarden:
• het materiaal mag alleen gebruikt worden voor eigen activiteiten van de betreffende gemeente of gemeentelijke instellingen, echter niet voor verenigingen of particulieren van de betreffende gemeente.

Doelgroep E kan enkel de GPS-toestellen ontlenen.

Art. 4 - Aanvragen
§1. Aanvraagtermijnen
- De aanvraag voor het lenen van materiaal, met uitzondering van de GPS-toestellen, dient minimaal drie weken vóór de activiteit te worden ingediend.
- Dranghekken moeten minimaal 6 weken voor de activiteit worden aangevraagd.
- De aanvraag kan ten vroegste gebeuren:
o Voor de doelgroep A, B en C: 1 jaar vóór de activiteit.
o Voor doelgroep D: 6 maanden vóór de activiteit.
§2. Wijze van aanvragen
Aanvragen dienen steeds schriftelijk gericht, via een daartoe bestemd, volledig ingevuld, aanvraagformulier aan de uitleendienst van de gemeente Bierbeek (online, brief of mail).
Telefonische aanvragen komen niet in aanmerking.
Het aanvraagformulier in PDF en het online formulier vind je op de website: www.deborre.be/uitleendienst
§3. Bevestigingen
Uiterlijk 7 werkdagen na indienen van de aanvraag bij de uitleendienst ontvangt de aanvrager het geregistreerd aanvraagformulier waarin vermeld wordt:
- voor welke voorwerpen de uitlening toegestaan wordt;
- gedurende welke periode de uitlening toegestaan wordt;
- welke de waarde van het geleende materiaal is;
- waar en wanneer het materiaal dient afgehaald te worden.

Art. 5- Duur van de ontlening
§1.Voor de doelgroepen A, B, C en D
De ontlening wordt toegestaan voor een periode van ten hoogste 4 dagen.
De ontlening kan met 1 week verlengd worden. Hiertoe moet de aanvrager, voorafgaand aan de verlengingsperiode, een schriftelijk en gemotiveerd verzoek indienen. Verlenging kan alleen als het desbetreffende materiaal die week nog niet door een ander werd aangevraagd.
§2.Voor doelgroep B
Voor gebruik tijdens het jaarlijkse kamp van de aanvragende jeugdbeweging kan er een uitleenperiode van ten hoogste 14 dagen worden toegestaan.
§3. Het materiaal dat niet afgehaald werd op de afgesproken datum kan door de uitleendienst ter beschikking gesteld worden voor uitleen aan andere aanvragers.

Art. 6- Het afhalen en terugbrengen
§1. Ophalen en terugbrengen
- Alle materialen worden afgehaald en teruggebracht in de borre (Speelpleinstraat 10, 3360 Bierbeek).
- De dranghekken worden geleverd en terug opgehaald door de technische dienst van de gemeente.
§2. Wijze van ophalen
- Alle materialen worden afgehaald in gesloten voertuigen of aanhangwagens.
- Tenten kunnen wel in een open voertuig of aanhangwagen worden vervoerd maar moeten dan worden afgedekt.
- Gevoelig technisch materiaal, op de materiaallijst aangeduid met een *, mag niet in aanhangwagens vervoerd worden.
- De lener zorgt zelf voor het laden en lossen van het materiaal.
§3. Mee te brengen documenten
- De afhaler dient bij afhaling in het bezit te zijn van:
o zijn/haar identiteitskaart
o het geregistreerd aanvraagformulier met opsomming van de te ontlenen materialen.

Art. 7 - Richtlijnen bij het ontlenen van het materiaal
Tijdens de ontlening moet de aanvrager volgende richtlijnen naleven:
- de ontlener moet voor de geleende voorwerpen zorgen als een goede huisvader;
- bij het gebruik van de geleende materialen moet de verstrekte gebruiksaanwijzing strikt nageleefd worden;
- in geen enkel geval mag hij/zij de geleende materialen overdragen, uitlenen, verhuren of op een andere wijze ter beschikking stellen van derden;
- hij/zij dient de nodige maatregelen te nemen om de materialen te beschermen tegen alle weersomstandigheden.

Art. 8 – Bijzondere bepalingen bij de uitleen van het springkasteel
§1. Beperking in doelgroep
Alleen verenigingen uit doelgroep B kunnen het springkasteel ontlenen.
§2. Beperking in aantal
Elke vereniging kan het springkasteel slechts 2 maal per jaar ontlenen.
§3. Richtlijnen bij ontlening
- bij afhaling wordt een waarborg gevraagd van 200 euro. Deze waarborg wordt cash in bewaring gegeven in de borre.
- de bijgeleverde instructies dienen strikt te worden nageleefd.
- het springkasteel dient stipt, proper , onbeschadigd en droog te worden terug gebracht in de borre.;

Art.9 –Bijzondere bepalingen bij de uitleen van GPS-toestellen
§1. Doelgroep
Organisaties zoals omschreven onder artikel 3 §1 A,B, D en E, kunnen de GPS-toestellen ontlenen.
§2 Aanvraagtermijn en wijze van aanvragen
Voor de GPS toestellen is er geen aanvraagtermijn. De GPS-toestellen kunnen op voorhand worden gereserveerd maar kunnen, indien beschikbaar, ook de dag zelf worden ontleend.
§3. Waarborg
- Er wordt geen geldelijke waarborg gevraagd voor de uitleen van de GPS-toestellen voor privégebruik. Deze kunnen echter pas ontleend worden nadat een kopie is genomen van de identiteitskaart van de ontlener of de vertegenwoordiger van de ontlenende organisatie.
- Bij schade of verlies ontvangt de ontlener van de gemeente een factuur ten bedrage van de herstelling of vervanging van het betreffende materiaal. De ontlener verklaart zich akkoord om deze factuur te betalen.
§4. Bijzonderheden
- De GPS-toestellen voor privé-gebruik worden maar ontleend voor 1 dag, met uitzondering van zon- en feestdagen. Tijdens zon- en feestdagen kunnen deze voor 2 of 3 dagen ontleend worden.
- De GPS-toestellen voor privé-gebruik mogen alleen gebruikt worden voor de gemeentelijke geocache. Ze dienen dus binnen de gemeentegrenzen te blijven.

Art. 10 – Wijze van inleveren
- de uitgeleende materialen dienen stipt, proper en onbeschadigd te worden teruggebracht in de borre;
- het technisch materiaal dient zonder gebreken te worden binnengebracht;
- de tenten en het springkasteel moeten droog worden teruggebracht.

Art. 11- Verantwoordelijkheid aanvrager
Tijdens de ontlening is de aanvrager volledig verantwoordelijk voor de geleende voorwerpen.
Bij schade, diefstal, verlies of vernietiging moet de aanvrager de volgende procedure naleven:
- op de eerstvolgende werkdag wordt de uitleendienst telefonisch of per mail op de hoogte gebracht van de aard van de problemen;
- in geval van diefstal wordt daarvan onmiddellijk aangifte gedaan bij de politie en een kopie van het proces-verbaal wordt zo vlug mogelijk aan de gemeentelijke uitleendienst bezorgd.

Art. 12 - Schade, verlies en diefstal
Het College van Burgemeester en Schepenen zal de kosten die voortvloeien uit de schade, de diefstal, het verlies of de vernietiging van de ontleende voorwerpen, van de aanvrager terugvorderen:
- bij schade: de herstellingskosten of de prijs die als tegenwaarde op de lijst van de uitleendienst is bepaald.
- bij verlies, diefstal of vernietiging: de prijs die als tegenwaarde op de lijst van de uitleendienst is bepaald.


Art. 13 - Waarborg
§1. Voor ‘de lijst van materialen onder waarborg’ (zie bijlage) bedraagt de waarborg € 200, ongeacht het aantal materialen die worden ontleent, op uitzondering van de dranghekken.
§2. Voor de dranghekken bedraagt de waarborg € 2,5 per stuk.
§3. Het College is gemachtigd om ‘de lijst van materialen onder waarborg’ aan te passen door materialen te schrappen of toe te voegen.
§4. De waarborg wordt cash in bewaring gegeven in de borre.
§5. Indien er bij het terugbrengen, na controle, geen schade wordt vastgesteld, wordt deze waarborg onmiddellijk cash teruggegeven aan de ontlener.
§6. Indien er bij het terugbrengen, na controle, wel schade wordt vastgesteld, dan wordt de waarborg tot het tijdstip van de betaling van de schade ingehouden. De ontlener ontvangt van de gemeente een factuur ten bedrage van de herstelling of vervanging van het betreffende materiaal. Na betaling van deze factuur wordt de waarborg vrijgegeven en kan deze worden opgehaald in de borre.

Art. 14 – Sancties
Niet naleving van de artikelen 3 tot en met 10 wordt gesanctioneerd met het verlies van het recht om gebruik te maken van de uitleendienst tijdens het jaar waarop de vaststelling van de niet-naleving werd gedaan en de twee daaropvolgende jaren.

Art. 15 - Aansprakelijkheid
De gemeente kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen, lichamelijke letsels (o.a. gehoorschade...) of andere schade die voortvloeit uit het gebruik of misbruik van het ontleende materiaal.

Art. 16- Terugvordering
Het College van Burgemeester en Schepenen kan een verstrekte toestemming herroepen en het ontleende materiaal terugvorderen.
Het College van Burgemeester en Schepenen motiveert deze beslissing.

Art. 17– Akkoordverklaring met reglement
Door het ontlenen van het materiaal verklaart de lener zich akkoord met dit reglement en waarborgt hij de naleving ervan. De niet-naleving van dit reglement geeft aanleiding tot uitsluiting van het gebruik van de uitleendienst.
Het College van Burgemeester en Schepenen beslist over de termijn van uitsluiting.

Art. 18 - Overmacht
Er kan geen aanleiding zijn tot schadevergoeding indien toegezegd materiaal op het ogenblik van de afhaling niet beschikbaar is door omstandigheden buiten de wil van de gemeentelijke uitleendienst of als deze niet op het voorziene tijdstip werd afgehaald.

Art. 19 – Afwijkingen
Afwijkingen op dit reglement kunnen door het College van Burgemeester en Schepenen worden toegestaan, met een beslissing die uitdrukkelijk en afdoende gemotiveerd is.

Art. 20 - Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 01/11/2013 en heft het door de gemeenteraad goedgekeurde reglement van 3 maart 2011 houdende de goedkeuring van het reglement met betrekking tot het ter beschikking stellen van gemeentelijke materialen op.

Meer info - uitleendienst - tel: 016 46 14 00 uitleendienst@deborre.be

delen print naar pdf afdrukken